産業廃棄物収集運搬業許可を取得した後、取締役や監査役の就任・退任、代表者変更などが生じることがあります。
このような場合、
・ 会社の登記を変更したので手続は終わりだと思っていた
・ 産廃許可でも届出が必要なのか分からない
・ どこまでの役員や株主が届出対象になるのか知りたい
・ 提出期限や必要書類を確認したい
という疑問を持つ方も少なくありません。
産業廃棄物収集運搬業許可では、役員や代表者に関する情報も許可取得時に届け出る事項に含まれています。
そのため、役員変更が生じた場合には、登記変更とは別に産廃許可の変更届についても対応することになります。
この記事では、役員変更後に必要となる変更届について、対象者、提出期限、必要書類、代表者変更時の注意点を中心に解説します。
なお、産業廃棄物収集運搬業許可制度の全体像については、以下の記事もあわせてご覧ください。
「産業廃棄物収集運搬業許可（積替・保管を除く）｜取得にあたって押さえるべき要点」
役員変更後は産廃許可の届出が必要？
結論からいうと、役員変更が生じた場合には変更届の対象になります。
会社法上の登記変更を行ったとしても、産廃許可の手続が完了したことにはなりません。
実務では、
・ 役員変更登記は終わっている
・ 銀行手続も済んでいる
・ 契約関係の変更も終わっている
にもかかわらず、産廃許可の変更届だけが残っているケースもあります。
まずは、自社の変更内容が届出対象に該当するかを把握しておきましょう。
なお、変更届制度全体については、以下の記事で詳しく解説しています。
「産業廃棄物収集運搬業許可の変更届とは｜役員・車両・住所変更で確認される内容」
どのような変更が届出対象になるのか
役員変更といっても、代表取締役だけが対象になるわけではありません。
産業廃棄物収集運搬業許可では、法人の経営に関与する一定の人物情報が届出対象になります。
① 取締役・監査役などの変更
取締役や監査役の就任、退任、重任などが対象となります。
役員は許可制度上も届出事項とされているため、役員構成に変更が生じた場合には変更届による対応を行います。
② 代表者変更
代表取締役の交代も届出対象です。
代表者は許可制度上も届け出る人物に含まれており、経営体制を示す重要な情報の一つです。
そのため代表者変更があった場合は、変更届による対応に加えて、許可証の書換えも行うことになります。
③ 株主・出資者の変更
産廃許可では、一定割合以上の株主や出資者についても届出対象となります。
一般的には 5％以上の株主・出資者が対象となりますが、自治体によって取扱いが異なる場合があります。
役員変更だけでなく、株主構成の変更についてもあわせて見直しておきたいところです。
なぜ役員や株主の変更が届出対象になるのか
産業廃棄物収集運搬業許可では、役員や一定の株主・出資者も許可制度の対象となっています。
そのため、新たな役員や株主・出資者が加わった場合には、その人物が許可制度上問題がないかを判断できるようにしておく必要があります。
例えば、役員や一定の株主・出資者は欠格事由との関係でも対象になります。
役員変更届は単に人事異動を届け出るためのものではなく、許可取得時に届け出た経営体制に変更が生じたことを届け出るための手続と位置付けられています。
※役員や株主・出資者が許可制度の中でどのように位置付けられているのかは、以下の記事も参考にしてください。
「産業廃棄物収集運搬業許可の要件とは｜講習・車両・財産的基盤で確認されるポイント」
提出期限はいつまで？
役員変更に関する届出は、変更内容によって提出期限が異なり、例示すると、以下のようになります。
| 変更事項 | 提出期限 |
|---|---|
| 法人の取締役・監査役等の変更 | 変更後 30日以内 |
| 法人代表者の変更 | 変更後 ３0日以内 |
| 5％以上の株主・出資者変更 | 変更後 10日以内 |
同じ 「役員変更」 と考えられがちですが、実際には変更事項によって期限が異なります。
役員変更が生じた場合は、まずどの区分に該当するのかを把握しておきましょう。
なお、提出期限や必要書類の取扱いは自治体によって異なる場合があります。
実際に手続を行う際は、許可行政庁の案内も確認しておきたいところです。
役員変更届で提出する主な書類
必要書類は、新任役員の有無や変更内容によって異なります。
役員変更届では、変更内容を示す資料を提出します。
主な書類としては、
・ 登記事項証明書
・ 新任役員の住民票
・ 誓約書
・ 株主・出資者に関する資料
などがあります。
新たに就任した役員や株主・出資者がいる場合には、欠格事由との関係で追加資料が必要になることもあります。
代表者変更で注意したいポイント
① 許可証の書換えが必要になる
代表者変更があった場合は、変更届だけでなく許可証の書換え手続も行います。
許可証には代表者氏名が記載されているためです。
変更届だけで終わりではない点は押さえておきたいところです。
② 社内手続と産廃許可の手続は別
代表者変更では、登記変更・銀行手続・契約関係の変更なども進めることになります。
しかし、これらの手続を行っても産廃許可の情報が自動的に更新されるわけではありません。
産廃許可については別途変更届と許可証書換えの対応を行うことになります。
役員変更届を忘れるとどうなるのか
役員変更届を提出していない場合でも、直ちに事業が停止するわけではありません。
しかし、許可取得時に届け出た役員構成と、現在の役員構成が異なる状態になります。
また、許可証上の代表者と、現在の代表者が一致しない状態になることもあります。
特に注意したいのは更新時です。
役員変更後に届出を行わないまま更新時期を迎えると、過去の役員変更への対応を行ったうえで更新手続を進めることになります。
※更新手続との関係については、以下の記事も参考になります。
「産業廃棄物収集運搬業許可の更新期限はいつまで？｜更新前に見直したい実務ポイント」
まとめ
役員変更後は、登記変更だけでなく産廃許可の変更届についても対応することになります。
特に、
・ 取締役や監査役の変更
・ 代表者の変更
・ 一定割合以上の株主・出資者の変更
があった場合は、届出対象に該当するかを見直しておきたいところです。
また、代表者変更では変更届だけでなく許可証の書換えも行うことになります。
役員変更があった際に見落とされやすいのは、登記変更と産廃許可の手続が別であるという点です。
登記や銀行手続などが終わっていても、産廃許可の変更届が済んでいなければ手続が完了したことにはなりません。
さらに、役員変更後に届出を行わないまま更新時期を迎えると、過去の役員変更への対応を行ったうえで更新手続を進めることになります。
役員変更があった際は、 「登記が終わったから手続も終わり」 ではなく、 「産廃許可の変更届まで済んでいるか」 という視点で見直してみることが大切です。
