補助金の交付決定を受けて事業を進めていると、予定していた設備が購入できなくなったり、見積金額が変わったりします。取引先の事情や市場環境の変化から、当初の事業計画自体を見直さなければならないこともあるでしょう。
交付決定後に事業内容を変更できるか、事前承認が必要かは、補助金ごとの交付規程によって異なります。
必要な承認を受けないまま変更後の設備を発注したり、事業を実施したりすると、その経費が補助対象として認められないおそれがあります。
この記事では、設備・経費・事業計画を変更する際の判断基準と、変更を実施する前に必要となる手続を解説します。
交付決定後の変更が認められる条件
補助金の交付決定とは、申請した事業内容や経費について、一定の条件のもとで補助金の交付を認める決定です。
交付を受ける事業者は、その内容と条件に従って補助事業を実施します。
補助金は税金その他の公的な財源によって賄われるため、交付決定にあたっては事業の目的や内容、経費などが審査され、資金の使い道が定められます。事前承認が求められるのは、変更後も交付決定の目的や条件に沿って公的な資金が使われるかを確かめるためです。
したがって、変更を検討する際は、変更後も補助金の目的や交付決定で認められた事業の範囲に収まるかが重要になります。変更する理由が合理的でも、補助対象の要件から外れる内容では承認を受けられません。
例えば、生産能力を高めるために導入する予定だった設備が生産終了となり、同等の機能を持つ別の機種へ変更するとします。変更後も当初の事業目的を実現でき、設備が補助対象の条件を満たしていれば、承認が認められる余地があります。
これに対し、製造設備の導入を取りやめ、当初予定していなかった別の事業へ切り替えると、事業の目的や実施内容そのものが変わります。交付決定の対象となった事業から外れるため、制度によっては変更を認めてもらえません。
事業内容の変更では当初の目的を達成できず、補助事業そのものを続けられない場合は、中止・廃止の手続を検討することになります。交付決定前の辞退と決定後の中止・廃止については、補助金に採択された後、事業をやめられる？で解説しています。
ものづくり補助金でも、交付決定内容は原則として変更できない一方、事業遂行上必要かつ妥当な変更については、認められる余地があると公式に案内されています。
変更を検討するときは、交付決定通知書と承認済みの事業計画・経費明細を変更案と照らし合わせ、当初の内容から何が変わるのかを整理します。
交付決定額が変わらなくても、設備の内容や事業の実施方法を変更するなら、承認が必要になることがあります。
また、経費が増加したからといって補助金額も増えるわけではないため、変更後の自己負担も見積もっておきます。
設備・経費・事業計画の変更に必要となる承認と報告
変更後も事業目的を維持できるとしても、事業者の判断だけで変更を進めてよいわけではありません。事前承認や事務局への報告が必要かどうかは、変更する内容によって決まります。
補助金適正化法第7条は、補助事業の内容や経費配分を変更する際、軽微な変更を除いて承認を受けることを交付条件とすることを定めており、軽微な変更に該当する具体的な範囲は、補助金ごとに交付規程などで定められています。
設備の仕様や機種を変更する場合
設備の機種や仕様を変更するなら、当初認められた設備と変更後の設備について、機能、用途、性能、金額を比べます。同じ目的に使う設備であっても、変更内容によっては事前承認を受けなければなりません。
例えば、予定していた設備Aの納期が遅れ、別のメーカーの設備Bへ変更するとします。設備Bが同等の機能を備えていても、承認を省略できるかは利用している補助金の交付規程によります。
一方、設備の機種や仕様は変わらず、購入先や購入金額だけが変更になるときは、機種変更とは異なる取扱いをする制度もあります。設備そのものを変更するのか、購入条件だけを変更するのかを区別することが、承認の要否を判断する前提です。
経費の金額や配分を変更する場合
設備の購入価格や、外注費・システム構築費などの配分が変わるときは、経費区分ごとの取扱いを調べます。経費区分とは、補助対象となる費用を設備費や外注費などの種類ごとに分けた項目です。
例えば、中小企業省力化投資補助金（一般型）の第5回公募では、補助対象経費の区分ごとに配分された額を変更する際、各配分額の10％以内の流用増減を計画変更承認の対象から除く取扱いが示されています。ここでいう流用とは、ある経費区分の予算を減らし、別の経費区分へ振り向けることです。
この10％は、同補助金の第5回公募における経費区分間の流用に関する基準です。 経費の変更に伴って設備の機種や事業内容まで変わるなら、増減割合だけで承認不要と判断せず、設備・事業内容の変更についても交付規程の条件に照らします。
事業計画の実施内容や場所を変更する場合
事業の実施方法や場所、設備を使用する工程を変更するときは、交付決定で認められた事業目的や成果への影響を整理します。
例えば、設備の導入場所を当初予定していた工場から別の工場へ移すのであれば、移転先でも事業目的を達成できるかを検討するとともに、実施場所の変更に適用される承認条件を調べます。
また、実施方法を変えた結果、当初予定の成果を達成できなくなるなら、承認を受けることも難しくなります。変更後の事業が交付決定で認められた内容とどう対応するのか、変更理由とあわせて説明できるようにしておきます。
補助金によっては、軽微な変更として承認申請を省略できても、事務局への報告は求められます。そのため、承認が不要な変更であっても、報告義務の有無は別に判断します。
なお、事業の実施内容だけでなく、申請した代表者や補助事業を実施する事業者自体が変わる場合には、申請者情報の変更や補助事業の承継についても確認が必要です。
詳しくは、補助金申請後に代表者や事業者が変わったら？で解説しています。
変更が必要になった場合の手続
事業内容を変更する必要が生じたら、変更後の設備を発注したり、事業に着手したりする前に、必要な手続を把握しておきます。
事前承認が必要であれば申請から承認までの期間も見込まなければならないため、次の順序で準備を進めます。
1．交付決定内容と変更予定の内容を比較する
まず、交付決定通知書、承認済みの事業計画、経費明細、見積書をもとに、何を、なぜ、どのように変更するのかを整理します。
設備Aから設備Bへ変更するなら、両設備の仕様・性能・用途・金額を比較したうえで、生産終了や納期遅延などの変更理由を明らかにします。経費配分も変わるときは、経費区分ごとの変更前後の金額と増減割合を計算します。
機種変更に伴って経費や実施方法も変わるのであれば、それらも含めて整理しておきます。変更の全体像を把握することで、事務局への相談や承認申請に必要な情報をまとめやすくなります。
2．交付規程と手引きで変更可否・承認要否を調べる
変更内容が明らかになったら、利用している補助金の交付規程と補助事業の手引きに照らして、必要な手続を判断します。交付規程とは、補助金の交付条件や必要な手続などを定めた規則です。
変更が認められる範囲、軽微な変更の基準、事前承認や報告の条件を確認し、承認申請が必要なら使用する様式や添付書類を準備します。
例えば、中小企業省力化投資補助金（一般型）には計画変更承認申請書などの様式が用意されており、変更内容や理由を記載し、変更後の経費明細や見積書など、制度が求める資料を添えて申請します。
交付規程を読んでも軽微な変更に該当するか判断できなければ、変更前後の内容を示して、実施前に補助金事務局へ問い合わせます。 自己判断で発注や契約を進めず、必要な手続が明らかになってから着手します。
3．承認を受けてから変更後の事業を実施する
変更承認が必要なときは、申請書類を提出し、審査を経て承認を受けたうえで、変更後の設備の発注や事業の実施を行います。
変更後の事業が補助金の目的や対象要件に適合しなければ承認は受けられず、承認されたとしても、補助金額の増額が約束されるわけではありません。 変更後の経費が減少すれば、補助金額も減る可能性があるためです。
追加費用が生じるときは、補助金で賄える金額と自社で負担する金額を分けて計算します。補助金の増額を見込んだまま発注してしまうと、想定以上の自己負担につながるおそれがあります。
未承認のままで変更した場合の影響
事前承認が必要な変更を無承認で進めると、設備の購入や支払いを終えていても、その経費が補助対象として認められないおそれがあります。実績報告などの審査では、実際の取引と交付決定の条件が照合されるためです。
例えば、承認が必要な機種変更について事務局に申請せず、変更後の設備を購入するとします。実績報告で交付決定内容との相違が判明すれば、その設備の経費が認められず、確定する補助金額が減る可能性があります。
さらに、変更内容や交付条件への違反の程度によっては、交付決定が取り消され、既に交付された補助金の返還を求められることもあります。
すでに変更後の内容で契約・発注してしまった場合
変更後の設備をすでに発注してしまったなら、契約日、発注日、変更内容を整理し、交付規程に照らして事前承認が必要だったかを調べます。変更を実施済みであることも事務局へ伝え、その取引や経費がどう扱われるか相談します。
事後申請で承認が得られる保証はありません。 その経費を実績報告に計上できるかは、実際の取引状況と制度の条件に基づいて判断されます。
設備の納期遅延などで期限内の事業完了が難しくなったときは、計画変更承認とは別に報告や事務局の指示を受ける手続が必要なこともあるため、事業完了期限への影響を含めて事務局へ伝えます。
変更承認後の実績報告へ向けて準備する書類
変更承認を受けた後は、その内容に従って事業を実施し、変更後の取引に関する証拠書類を保管します。実績報告では、実施した事業や支出した経費が、交付決定と承認済みの変更内容に適合しているかが審査されます。
例えば、設備Aから設備Bへの変更が承認されたなら、変更承認に関する書類に加え、設備Bの見積書、契約・発注書、納品書、請求書、支払記録などをそろえます。これらが、承認された設備を実際に導入し、対象経費を支払ったことを示す資料になります。
実際に導入した設備や支出した経費が承認内容と食い違うと、実績報告で追加の説明や資料提出を求められるおそれがあります。変更承認を受けた内容と、実際の発注・納品・支払いを一致させることが重要です。
変更承認を受けた後は、承認された内容に従って事業を実施し、実績報告で実際の取引や支出を証明することになります。実績報告での確認事項や必要な証拠書類については、補助金の実績報告で確認されることは？で解説しています。
まとめ｜変更は事業目的・費用・実施時期から判断する
交付決定後に変更が必要になったときは、承認申請を行う前に、その変更によって当初の事業目的を実現できるか、費用と実施時期に無理がないかを見極めます。
まず、変更後も交付決定で認められた事業目的を達成できるかが判断の出発点です。当初予定していた設備が入手できなくても、同等の機能を持つ代替設備によって目的を実現できるなら、変更を検討する余地があります。反対に、代替設備では必要な性能を満たせない、あるいは事業内容そのものが大きく変わってしまうなら、当初の計画を維持する方法や別の対応策を検討します。
費用面では、変更後の経費と自己負担が事業計画に合っているかが判断の軸になります。設備価格が上がるなら、補助金額の増額を前提にせず、追加の自己負担を含めて事業を実施できるか見極めます。経費が減るときも、補助金額への影響を踏まえて資金計画を見直します。
時期については、必要な承認を受け、事業完了期限までに実施できるかが問題になります。代替設備をすぐに購入できる状況でも、事前承認が必要なら、その手続を終えてから発注します。承認に要する期間や設備の納期によって完了期限に間に合わなくなるおそれがあれば、事務局に相談し、実施方法を再検討します。
これら3点を踏まえ、変更後も事業を無理なく遂行できると判断したら、交付規程に従って変更手続を進めます。
いずれかの条件を満たせないときは、別の変更方法や当初計画を維持する方法を検討します。
変更後の事業が交付決定の目的に適合し、費用と実施時期の両面から実行できるかを判断したうえで、必要な承認・報告を経て実施することが重要です。
