利用したい補助金が決まり、設備の購入や新しい取り組みを進めようとすると、「いつまでに申請すればよいのか」に加えて、「いつ契約・発注してよいのか」「いつから事業を始められるのか」という時期の確認が必要になります。
補助金には申請受付期間があり、申請期限までに手続を行う必要があります。一方、補助対象となる契約・発注・着手・支払などの時期にも条件が設けられることがあり、申請期限に間に合っていても、取引を行った時期によっては経費が補助対象から外れます。
そのため、補助金を利用して事業を進めるときは、「いつまでに申請するか」と「契約・発注・着手・支払をいつ行えるか」を分けて確認し、自社の事業スケジュールに当てはめることが判断の軸になります。
申請期限と事業を進められる時期を分けて確認する
補助金を利用するときに確認する時期は、申請受付期間と、補助対象となる事業を実施できる期間です。
申請受付期間は補助金ごとに異なり、同じ制度でも公募回によって申請期限が定められているため、その期間内に申請手続を行います。
事業の実施については、契約・発注・着手・支払など、それぞれの行為をいつ行えるのかが確認事項となります。制度によっては交付決定日から事業実施期間が始まり、一定の期限までに事業を完了することが条件です。
申請受付期間内に申請できるか、予定している契約・発注・着手・支払などを補助対象となる時期に行えるかを、それぞれ公募要領等に当てはめます。
申請期限を確認したら、その期限までに指定された方法で申請を完了させる必要があります。電子申請などの提出方法や完了条件も、利用する補助金によって異なります。
具体的な提出方法と申請完了までの手順については、「補助金はどう申請する？｜提出方法と申請完了までの手順」で解説しています。
契約・発注・着手をいつ行えるかは公募ごとに異なる
申請後に契約・発注・着手を行える時期は、申請日だけでは判断できません。
補助金の中には、申請後に審査が行われ、採択や交付決定などの段階を経て事業を実施する制度があります。事業実施期間の開始日が交付決定日とされている場合、申請書を提出しただけでは補助事業を開始できません。
例えば、交付決定後の発注が条件とされている制度では、申請期限までに申請を済ませていても、交付決定前に設備を発注すれば、その経費は補助対象外です。契約についても同様に、交付決定日前に締結した経費を対象外とする制度があります。
一方、過去の補助制度には、一定の要件を満たす場合に交付決定前の事前着手を認める仕組みが設けられていた例もあります。その場合でも対象者や対象期間には条件があり、所定の時期より前に行った購入契約・発注等は補助対象外とされていました。
また、工事請負契約より前に工事へ着手した場合を補助対象外とするなど、契約と着手の前後関係に条件を設けている制度もあります。その場合には、交付決定日だけでなく、契約日と着手日の順序も確認する必要があります。
契約・発注・着手をいつから行えるかは、制度や公募回によって異なります。 過去に利用した補助金や別の制度の進め方を今回の申請にそのまま当てはめず、申請する公募回の公募要領等から、それぞれの行為に適用される時期条件を確認します。
補助金の採択後も、交付申請や交付決定などの手続が続きます。採択された時点で契約・発注を進めてよいとは限らないため、各段階の取扱いを確認しておく必要があります。
採択後の手続と事業着手時期については、「補助金の採択後は何をする？｜交付申請から入金までの流れと注意点」で詳しく解説しています。
契約・発注・着手・支払を事業スケジュールに並べる
設備投資や新しい取り組みでは、申請から事業完了までに複数の行為が発生するため、どの行為に時期の条件が設けられているかを確認できるよう、自社が予定している取引を時系列に並べます。
例えば、設備投資であれば、次のような行為について予定日を書き出します。
申請 → 契約・発注 → 事業への着手 → 納品・実施 → 支払 → 事業完了
補助金によって、時期の条件が設けられる行為は異なります。契約・発注の時期が補助対象経費の可否に影響する制度もあれば、工事への着手時期などについて条件を設けている制度もあります。
自社の契約予定日、発注予定日、着手予定日、納品・実施予定日、支払予定日、事業完了予定日を書き出し、公募要領等に定められた期間や条件と一つずつ対応させます。
商談や見積取得が進んでいる場合は取引を確定する前に時期条件を見る
設備投資などを予定している事業者では、補助金を検討する時点ですでに取引先から見積書を取得し、商談を進めていることがあります。この段階では、見積取得の次に予定している行為が契約・発注・着手のどれに当たるのかを明確にします。
予定している事業そのものが補助対象でも、契約や発注の時期が制度の条件より早ければ、その支出は補助対象から外れます。補助金を利用する前提で進める経費については、取引を確定させる前に、その行為を行える時期を公募要領等から確認します。
公募要領等だけでは自社が予定する取引の時期を条件に当てはめられない場合には、事務局が公開しているFAQや問い合わせ窓口を利用して、取引を進める前に適用される時期条件を確認します。
どの行為をいつから行えるのかを確定してから、契約・発注・着手などの取引を進めます。
申請期限と事業スケジュールから取引時期を決める
補助金を利用するときは、まず申請する公募回の申請受付期間と、契約・発注・着手・支払・事業完了に適用される時期条件を公募要領等から確認します。
次に、自社の契約予定日、発注予定日、着手予定日、支払予定日、事業完了予定日を時系列に並べ、それぞれを制度上の条件に当てはめます。
申請期限に間に合うかという点と、予定している取引を補助対象となる時期に行えるかという点を分けて確認することで、申請時期と事業を進める時期を具体的に決められます。
補助金を利用する場合は、申請だけでなく、その後の事業スケジュールまで見通したうえで準備を進めることが大切です。
